Vier Gründe, warum eine digitale Urlaubsplanung von Vorteil ist

Wer kennt es nicht – das Problem mit dem Urlaubsantrag? Kaum hat man ihn ausgefüllt, kommt der Kollege um die Ecke und verkündet stolz, dass er seinen Flug für den Sommer schon in den Weihnachtsferien gebucht hat. „Mist“, schießt es einem durch den Kopf: „Genau zu diesem Zeitpunkt wollte ich doch auch mit Kind und Kegel in den Urlaub. Das kann ich jetzt wohl vergessen! First come, first serve: Das haben dir die Vorgesetzten doch schon oft genug gesagt!“

Solche Ungerechtigkeiten bei der Urlaubsplanung, aber auch Fehler oder Verzögerungen bei der Genehmigung, tragen definitiv nicht zu einem positiven Arbeitsklima bei. Trotz dieser Problematik, ist eine digitale Urlaubsplanung in der deutschen Unternehmenslandschaft noch immer eine Seltenheit. Dabei bietet sie nicht nur den Mitarbeitern Vorteile, sondern auch Personalverantwortlichen, HR und der gesamten Organisation.

Urlaubsantrag der neuen Generation

Gen Z gilt als die erste Generation der Digital Natives und auch Gen Y setzt inzwischen in allen Lebensbereichen auf Smartphone, Tablet & Co. Ob Digital Native, Digital Immigrant oder Silver Surfer – Ansprüche, die Arbeitnehmer an ihr Privatleben stellen, bringen sie auch in ihr Arbeitsleben ein. Die Enttäuschung ist daher groß, wenn zwar die Reise in Minutenschnelle übers Internet gebucht wird, der Urlaubsantrag dafür aber Tage oder im Zweifel auch Wochen in der Hauspost unterwegs ist.

Eine digitale Urlaubsplanung über intuitive Self Services reduziert diese Reaktionszeit um ein Vielfaches. Die oder der Vorgesetzte erhält den Antrag sofort per E-Mail und hat gleichzeitig alle Abwesenheiten der Teammitglieder im Blick. Die Genehmigung erfolgt in Minutenschnelle und erscheint dann sofort als Urlaub bzw. Fehlzeit im Dienstplan. Der Antragsteller hat in seinem Dashboard jederzeit in Echtzeit den Einblick in aktuelle Zeit- und Urlaubssalden sowie bereits geplante oder beantragte Urlaube. So entsteht Transparenz beim Vorgesetzten und Zufriedenheit beim Mitarbeiter.

Wunschurlaube und Personalbedarf berücksichtigen

Stellen Sie sich vor: Die Hälfte Ihrer Mitarbeiter ist im Urlaub, verplante Kollegen werden unerwartet krank, zeitkritische Kundenaufträge bleiben unerledigt. Mit Hilfe einer bereichsübergreifenden Jahresurlaubsplanung können Sie einen solchen GAU vermeiden. Zurück zum anfänglichen Szenario: Teammitglied A möchte zur gleichen Zeit in Urlaub wie Teammitglied B. Mit digitaler Unterstützung lassen sich Planvarianten durchspielen, die im besten Fall beiden Mitarbeitern ihren Urlaub ermöglichen.

Der oder die Vorgesetzte kann die Wünsche seines Teams in den realen Einsatzplan kopieren und die verschiedenen Konstellationen optimal am Bedarf ausrichten. Dabei stehen die Informationen aus der unternehmensweiten Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung transparent zur Verfügung: Wer hat die nötige Qualifikation, ist zum fraglichen Zeitpunkt anwesend und könnte für Mitarbeiter A und B einspringen, möglicherweise auch aus einem ganz anderen Team? Eine solch zentrale und digital gestützte Urlaubsplanung gibt Unternehmen und Belegschaft mehr Gestaltungsspielraum.

Mitarbeiter in Planung einbinden

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Mitarbeiterdaten schützen

Die strenge DSGVO stellt Unternehmen vor Herausforderungen. Insbesondere im Umgang mit Kunden-, Partner- oder Patientendaten hat sich viel getan. Der Schutz von Mitarbeiterdaten ist ebenso wichtig. Der Personalstamm, zeitwirtschaftliche Daten und Fehlzeitengründe sind Informationen, die geschützt werden müssen. Dienstpläne als öffentlicher Aushang auf dem Shopfloor, Stecktafeln auf der Station und auch Excellisten, die man nicht mit ausgeklügelten Zugangsberechtigungen schützen kann, verraten einfach viel zu viel und sind nicht mehr zeitgemäß.

Auch in dieser Hinsicht bietet die Digitalisierung Vorteile. Bei einer systematischen Erfassung, Verarbeitung und Speicherung von Arbeits-, Urlaubs- und Fehlzeiten ist dieser Schutz garantiert. Ob im Arbeitszeitmanagement, bei der Dienstplanung oder beim Urlaubsantrag: Durch eine differenzierte Berechtigungssteuerung, vielfältige Customizing-Optionen sowie parametrierbare Dialoge und Ansichten stellt Workforce Management den Schutz personenbezogener Daten sicher.

Personalarbeit gestalten statt verwalten

Auch HR wird entlastet, wenn Anfragen von Mitarbeitern bezüglich Urlaubssalden oder ausstehenden Urlaubsgenehmigungen ausbleiben. Denn genau diese Auskunftstätigkeiten sind große Zeitfresser. Gleiches gilt natürlich für die Bearbeitung von papierbasierten Urlaubsanträgen. Bis zu 80 Prozent aller Arbeiten in der Personalabteilung sind auch heute noch administrativer Art und gehen auf Kosten des strategischen Personalmanagements.

Wird dieser „Schreibkram“ auf 30 Prozent gesenkt, was mit Hilfe eines digitalen Arbeits- und Urlaubsmanagements erfahrungsgemäß möglich ist, bleibt mehr Zeit fürs Wesentliche. Und welcher Mitarbeiter freut sich nicht, wenn sich die HR-Abteilung um den Wohlfühlfaktor am Arbeitsplatz kümmert, statt tonnenweise Urlaubsanträge einzutippen und einen 24/7 Auskunftsservice zu betreiben?

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass eine digitale Urlaubsplanung folgende Vorteile bringt:

Über Self Services kann eine digitale Urlaubsplanung schnell und einfach abgewickelt werden
Die digitale Urlaubsplanung hilft dabei immer genügend Personal zur Verfügung zu haben
Digitale Urlaubsplanung schützt Mitarbeiterdaten effizient
Administrative Aufwände werden durch eine digitale Urlaubsplanung reduziert.