27.03.2019

Drei Tipps für einen optimierten Shopfloor

Themen wie Arbeitszeitflexibilisierung und lebensphasenbedingte Auszeiten liegen im Trend und nehmen in neuen Tarifverträgen immer mehr Raum ein. Gerade wurde für 72.000 Beschäftigte der nordwestdeutschen Stahlindustrie ein neuer Tarifvertrag verhandelt.

Ab 2020 erhalten alle Beschäftigten eine zusätzliche tarifliche Vergütung in Höhe von 1.000 Euro, die jeweils zum 31. Juli ausgezahlt wird. Die Arbeitnehmer können diese Vergütung alternativ in bis zu fünf freie Tage umwandeln – je nach Möglichkeit. Vielen Schichtarbeitern auf den Shopfloors ist, wie in vielen anderen Branchen inzwischen auch, Freizeit wichtiger als zusätzliches Geld.

Für die Arbeitgeber ist diese Vorstellung jedoch oft immer noch ein Horrorszenario. Sie befürchten leere Shopfloors und Produktionsengpässe, die das eigene Business und letztlich den Standort Deutschland schädigen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie eine digitale, am Personalbedarf orientierte Schichtplanung zum Vorteil von Unternehmen und Mitarbeitern genutzt werden kann und gleichzeitig das Shopfloor Management aktiv verbessert wird.

Unternehmensziele, Kundenanforderungen und Mitarbeiterinteressen im Fokus

Den Shopfloor verstehen wir als den Ort der Wertschöpfung innerhalb der Produktionsumgebung. Aktives und effektives Shopfloor Management hat dabei zum Ziel, Prozesse rund um die Fertigung mittels der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Führungskräften stetig zu verbessern. Und zwar immer dahingehend, dass Unternehmensziele, Kundenanforderungen und Mitarbeiterinteressen im Fokus stehen. Drei Punkte für effektives Management auf dem Shopfloor

1. Transparenz und Visualisierung von Ist- und Sollzuständen
2. Organisierte, strukturierte Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und Mitarbeitern
3. Probleme im operativen Prozess zielorientiert bearbeiten und beheben

In allen drei Punkten für einen optimierten Shopfloor hilft Ihnen ein digitales Workforce Management System. Die Optimierungen führen u.a. zu folgenden Nutzen:

1. Sie können schneller auf Auftragsschwankungen reagieren
2. Ihre Personalressourcen werden optimal eingesetzt
3. Die Planungsqualität erhöht sich signifikant, gleichzeitig reduziert sich der Aufwand für die Disposition
4. Sie haben eine effiziente Personaleinsatzplanung unter der Berücksichtigung von Qualifikationen und somit stetig Kontrolle über Soll/-Istzustände
5. Reportings schaffen Transparenz über Optimierungspotentiale
6. Die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Führungskräften wird vereinfacht
7. Die Eigenverantwortung bei den Mitarbeitern wird erhöht

Ein optimiertes Shopfloor-Management bringt Unternehmen also Mehrwert auf allen Ebenen. Und wie versprochen, kommen hier die drei Tipps, wie eine digitale und am Personalbedarf ausgerichtete Schichtplanung entlang von Unternehmenskennzahlen dabei unterstützt.

Den Personalbedarf ermitteln, Kapazitäten langfristig planen

Eine Excel-basierte Schichtplanung kommt in Zeiten individueller Arbeitszeitgestaltung und volatiler Abnahmemärkte klar an ihre Grenzen. Sie ermöglicht weder eine bereichsübergreifende noch eine flexible, bedarfsoptimierte Personaleinsatzplanung unter der Berücksichtigung von Qualifikationen. Das Resultat bei Personalausfall oder Lastspitzen ist dann oft ein Stillstand auf dem Shopfloor oder ein Produktionsleiter, der verzweifelt nach geeigneten Fachkräften, zum Beispiel Maschinenbediener oder Kommissionierer, sucht.

Eine digitale Personaleinsatzplanung mit Personalbedarfsermittlung kann hier in zweierlei Hinsicht unterstützen. Zum einen dienen Daten aus dem Produktionsplanungs- oder Warenwirtschaftssystem als Basis, um die Kapazitätsentwicklung auf den jeweiligen Shopfloors für einen längeren Zeitraum zu prognostizieren. Zum anderen hilft die professionelle Tagessteuerung dabei, für eine Schicht oder einen Arbeitsplatz eine Mindest- oder Maximalbesetzung pro Shopfloor zu definieren.

Auch der Urlaubsplan, gesetzlich vorgeschriebene Pausen oder Höchstarbeitszeiten fließen automatisch in die Disposition ein. Auf diese Weise lässt sich bereits im Vorfeld vermeiden, dass Urlaub oder Freizeitausgleich genehmigt werden, wenn die Personaldecke dünn und die Auslastung hoch ist.

Bereichsübergreifend und mit Springerpools planen

Bei kurzfristigen Ausfällen greifen Produktionsunternehmen oft auf teure Leiharbeitnehmer zurück. Das muss jedoch nicht sein. Denn über eine integrierte Software für Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung stehen alle zeitwirtschaftlichen Daten und auch die Qualifikationen, Arbeitszeitmodelle und Verfügbarkeiten der Mitarbeiter zentral zur Verfügung. Das ermöglicht bereichsübergreifende Planungsszenarien. Sozusagen per Mausklick kann der Werks- oder Produktionsleiter sehen, welcher Mitarbeiter als Ersatz in Frage kommt und ihm die entsprechende Schicht auf einem Shopfloor zuordnen.

Das gilt auch werksübergreifend, sofern die erforderlichen Mehrfachqualifikationen vorhanden sind. Viele manuelle Prozesse fallen weg. So werden beispielswiese das Umbesetzen von Mitarbeitern, die Umbuchung auf andere Kostenstellen oder Zeitkorrekturen automatisch im System abgebildet und fließen direkt in die Zeitbewertung ein. Da Medienbrüche zwischen Einsatzplanung und Zeitwirtschaft auf ein Minimum reduziert sind und sämtliche Daten zentral verwaltet werden, kann die Verplanung stets auf Basis von Echtzeit-Informationen erfolgen. Über einen digital gesteuerten, internen Springer-Pool lassen sich selbst nicht planbare Lastspitzen schnell und kostenschonend abfedern. 

Mitarbeiterwünsche integrieren, Schichten tauschen

Der Wunsch der Arbeitnehmer nach mehr Freizeit ist ein Signal, das Unternehmen ernst nehmen müssen. Denn eine Arbeitszeitgestaltung, die Mitarbeitern entgegenkommt, senkt den Krankenstand und erhöht die Motivation. Ein Schichtplan muss sozial verträglich, familienfreundlich, fair und nachvollziehbar sein. Dabei leisten Intuitive Self Services eine große Hilfe: Über ein Portal oder mobile Endgeräte können alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten einsehen, Urlaube beantragen, Wünsche oder Fahrgemeinschaften angegeben und Schichten tauschen.

Vorgesetzte profitieren von mehr Transparenz und einfacheren Genehmigungsprozessen, die Mitarbeiter von individuellen Arbeitszeiten, weniger Wartezeit und Rückfrageschleifen. Fühlen sich Mitarbeiter hingegen bei der Dienstplanung benachteiligt oder gar übergangen, sinkt die Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

Für viele unserer Kunden in der Produktion ist die Arbeitszeitflexibilisierung längst gelebter Standard. Sie gestalten die Schichtplanung entlang dem Auftragsaufkommen, beziehen Qualifikationen, Tarife, Gesetze, Zeitkonten und Mitarbeiterwünsche automatisch ein. Das ist Arbeitszeitgestaltung mit Zukunft. Für einen stets optimierten Ablauf auf dem Shopfloor und zufriedenere Mitarbeiter.