Die sechs häufigsten Fehler in der Schichtplanung

Welche Fehler bei einer komplexen Schichtplanung auftreten können und vermieden werden sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag:

Es wird nicht über einen langfristigen Zeitraum geplant

Gerade im Schichtbetrieb sollte die Planbarkeit und Verlässlichkeit der Arbeitszeit das A und O sein. Denn wer von seinen Mitarbeitern erwartet, regelmäßig über den normalen Tagesrhythmus hinaus zu arbeiten, der sollte im Gegenzug auch durch eine längerfristige Disposition ein planbares Privatleben ermöglichen.

Des Weiteren stellt eine langfristige und am Auftragsaufkommen orientierte Personaleinsatzplanung sicher, dass die Produktion reibungslos läuft und immer genügend Personal auf den Shopfloors verfügbar ist.

Es werden zu oft Schichten an Wochenenden geleistet

Wenn die Schichten zu eng getaktet sind, müssen Ihre Mitarbeiter häufig auch an Wochenenden oder in der Nacht arbeiten. Aus gesundheitlicher Sicht ist das auf lange Sicht nicht produktiv. Schichtarbeit ist generell eine hohe Belastung für den Körper, da er häufig den Biorhythmus anpassen muss. Erholungsphasen sind wichtig.

Ein einzelner Wochenendtag kann das nicht leisten, stattdessen sollten Sie ihren Mitarbeitern genügend komplett freie Wochenenden gönnen. Wenn das Produktionsvolumen ohne Wochenendarbeit nicht zu stemmen ist, dann sollte das Schichtmodell so ausgelegt sein, dass sich die Schichten an Wochenenden nicht zu oft wiederholen. Das gilt ganz besonders, wenn Sie viele ältere Arbeitnehmer in der Produktion einsetzen. Eine Studie der Hans-Böckler-Stiftung hat gezeigt, dass 56 Prozent aller Schichtarbeiter unter den Belastungen häufiger Arbeit an Wochenenden leiden.

Unser Tipp: Richten Sie Springer-Pools ein, die Sie bei Bedarf an den Wochenenden oder Zusatzschichten einsetzen können! In diesen Pools sollten Sie eigene Mitarbeiter, Geringfügig Beschäftigte oder Aushilfen mit der entsprechenden Qualifikation, z.B. Kenntnis einer Maschine, so ausbilden, dass sie jederzeit, ohne Anlernen eingesetzt werden können. Im Gegensatz zu Leiharbeitern verfügen diese Mitarbeiter immer über das benötigte Wissen. Damit sind Einarbeitungszeiten und Produktionsstillstand ausgeschlossen!

Mehrarbeit wird nicht durch Freizeit ausgeglichen

43 Prozent aller befragten Schichtarbeiter gaben in der Studie der Hans-Böckler-Stiftung an, häufig Mehrarbeit leisten zu müssen. Wird diese nicht durch entsprechende Freizeit ausgeglichen, steigt die Unzufriedenheit in der Belegschaft. Gleichzeitig hat dies auch Auswirkung auf die Gesundheit der Mitarbeiter, da Erholungsphasen kürzer werden und das Risiko von häufigen Erkrankungen – physisch oder psychisch – steigt.

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Auf Nachtschichtblöcke folgt keine ausreichende Anzahl an Freischichten

In vielen Fällen werden in Unternehmen vorwärtsrotierende Schichtzyklen (Schichtmodelle) gefahren. Auf einen Frühschichtzyklus folgen Tagschichten, danach Nachtschichten. Dies ist prinzipiell das beste Modell, da ein solcher Rhythmus den biologischen Rhythmus am besten widerspiegelt. Allerdings darf nicht der Fehler gemacht werden, nach Nachtschichten zu schnell wieder in die Frühschichten zurückzukehren. Der Körper muss sich zunächst akklimatisieren.

Um den Schichtdienstleistenden optimale Ruhephasen zu gewähren, sind Freischichtblöcke von mindestens drei bis vier Tagen notwendig. Die Hans-Böckler-Stiftung gibt dafür folgende Faustregel vor: Pro Nachtschichttag sollte es einen Erholungstag geben. Auch die gesetzlich vorgegebene Ruhezeit von mindestens elf Stunden muss stets eingehalten werden.

Mitarbeiter werden nicht in die Arbeitszeitgestaltung einbezogen

Eine Zahl aus der vorliegenden Studie ist alarmierend: 81 Prozent der Befragten gaben zu Protokoll, dass es nie oder nur selten möglich sei, Schichten zu tauschen. Dabei ist es in Zeiten einer älter werdenden Belegschaft von erhöhter Wichtigkeit, mehr Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung zu ermöglichen. Wunschdienstpläne und Tauschbörsen via Self Services beispielsweise bieten den Mitarbeitern die heute gewünschte Selbstbestimmung am Arbeitsplatz und tragen zu mehr Zufriedenheit bei. Wer von seinen Mitarbeiter Flexibilität verlangt, braucht Arbeitszeitmodelle, die betriebliche Erfordernisse und die Bedürfnisse der Mitarbeiter in Einklang bringen.

Wenig Transparenz über vorhandene und benötigte Qualifikationen

Kaum eine Branche ist derart abhängig von einem effizienten Qualifikationsmanagement wie das verarbeitende Gewerbe. Zertifizierungsrichtlinien und damit zusammenhängende Audits, aber auch die Flexibilität in der Schichtplanung machen es notwendig, mitarbeiter- und arbeitsplatzbezogene Qualifikationen zu überwachen und proaktiv für die Weiterbildung der Belegschaft zu sorgen.

Welcher Mitarbeiter kann welche Maschine bedienen?
Sind bestimmte Qualifikationen in ausreichender Menge verfügbar?
Wie viele Ersthelfer müssen im Einsatz sein und wie viele sind tatsächlich verfügbar?
Wurde trotz Ferienzeit die vorgegebene Mindestanzahl von Brandschutzhelfern eingehalten?

Manuelle Überwachungsmechanismen machen es schwer, über solche Fragen den Überblick zu behalten.

Unser Tipp: Schichtplanung und Qualifikationsmanagement sollten immer Hand in Hand gehen. Das garantiert Gesetzeskonformität, Einhaltung von Zertifizierungsvorgaben und Revisionssicherheit im Schadensfall. Optimal ist, wenn auch Weiterbildungszeiten, die Mitarbeiter absolvieren, im System sichtbar sind. So können Sie Abwesenheiten und Qualifikationen gleichermaßen bei der Planung berücksichtigen.