08.11.2018

Effiziente Schichtplanung: Die nächste Grippenwelle meistern

Die Tage werden kürzer, die Temperaturen kälter und die Warteräume in den Arztpraxen immer voller. Mit der nasskalten Jahreszeit steigt auch das Risiko der nächsten Grippewelle. Für Produktions- oder Werksleiter ist die Schichtplanung dann oftmals ein Tanz auf der Rasierklinge. Man stelle sich vor: nach einem Wochenende liegt ein Teil der Belegschaft plötzlich mit Fieber im Bett und Krankmeldung um Krankmeldung flattert ins Haus. Um den Stillstand am Band zu vermeiden, ist ein schnelles Ausfallmanagement nötig. 

Manuelle Tagessteuerung ist aufwändig

Die Realität in vielen Unternehmen: Der verantwortliche Werksleiter greift zum Telefon oder tippt heftig in die Tastatur, um nach Ersatz zu suchen. Aus Minuten können Stunden werden und im Zweifel ist dann noch immer nicht der passende Ersatz gefunden. Oft fehlt es an einer zentralen Datenbasis, um zu sehen, welche Mitarbeiter verfügbar sind. Sind eventuell auch geeignete Fachkräfte aus anderen Werkshallen einsetzbar?

Der bereichsübergreifende Mitarbeiteraustausch ist händisch und auf Zuruf nur schwer möglich. Zudem muss der Planungsverantwortliche die Qualifikationen für die zu besetzenden Arbeitsplätze bzw. Maschinen berücksichtigen, das Ganze unter Zeitdruck. Diese Faktoren machen das Ausfallmanagement fehleranfällig und ineffizient.

Maschinenstillstand kommt noch häufig vor

Im Falle kurzfristiger Mitarbeiterausfälle werden in fast jedem dritten Unternehmen Überstunden aufgebaut, in 33 Prozent aller Fälle kommen Leiharbeiter zum Einsatz. Das ergab eine ATOSS Umfrage unter 50 Produktionsunternehmen. Der schlimmste Fall, ein kompletter Maschinenstillstand, tritt noch immer bei 16 Prozent der Unternehmen auf, weil schlichtweg nicht schnell genug auf kurzfristige Personalengpässe reagiert wird bzw. reagiert werden kann. Ein enormer Wettbewerbsnachteil im heutigen Marktumfeld.

Flexible Springerpools gefragt

Bereichsübergreifende Einsätze kommen nur in 16 Prozent der Fälle vor, der Einsatz eines flexiblen Springerpools wird nur von fünf Prozent aller Unternehmen genutzt. Egal ob großflächiger Ausfall oder nur die Krankheit eines einzelnen Mitarbeiters, im Schnitt muss ein Planungsverantwortlicher in einem Produktionsunternehmen rund 13 Mal im Monat auf Ersatzsuche gehen. Ein professionelles Workforce Management, On Premises oder in der Cloud, macht das Ausfallmanagement smarter und effizienter.

Verfügbarkeiten und Qualifikationen immer im Blick

Durch eine zentrale Datenbasis hat der Planungsverantwortliche sofort die notwendige Übersicht über alle noch verfügbaren Mitarbeiter innerhalb seines Planungsbereiches. Ein integriertes Qualifikationsmanagement zeigt an, welche Mitarbeiter für den zu verplanenden Arbeitsplatz geeignet sind. Ebenfalls hat der Verantwortliche die Möglichkeit, die Verfügbarkeiten anderer Bereiche einzusehen und eventuell einen Ausgleich über Abteilungsgrenzen hinweg zu schaffen. Über digitale Workflows werden Schichtangebote entweder über ein Self Service Tool oder mobile Apps direkt an Mitarbeiter verschickt.

Ein angenommenes Angebot wird automatisch in das Worforce Management System übertragen. Mit entsprechenden Schnittstellen ist auch die Anbindung von SAP-Landschaften wie SAP HCM oder SAP SuccessFactors kein Problem. On Premises und in der Cloud.