01.04.2020

Wie digitales Workforce Management Unternehmen in Krisenzeiten unterstützt

Unter den aktuell schwierigen Bedingungen mit akuten Umsatzeinbrüchen gilt es, einen geordneten, wirtschaftlichen Betriebsablauf aufrecht zu erhalten. Wie das funktionieren kann, erklärt Markus Wieser, unser Managing Director Product Management.

Markus, wie kann Workforce Management in der aktuellen Krise unterstützen?

Zunächst zum wichtigsten Punkt: Das Infektionsrisiko kann minimiert werden, indem man – wo immer möglich – Mitarbeiter ins Home Office schickt. Dabei ist trotz aller gebotenen Eile eines ganz wichtig: Die für viele Unternehmen fundamentale Prozessänderung muss nachhaltig erfolgen, um nicht zusätzliches Chaos zu erzeugen.

Mit mobilem Workforce Management und intuitiven Self Services lassen sich diese Remote-Working-Prozesse effizient und sicher in die Praxis umsetzen, ob Zeiterfassung von Zuhause, Krankmeldung oder Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten. Gleichzeitig entsteht Transparenz über Zeitkonten und Urlaubssalden. Hier zeigt sich einmal mehr, dass ein solcher Schritt für Unternehmen, die bereits auf Workforce Management setzen, einfach zu realisieren ist, während es für andere in der kurzen Zeit nahezu unmöglich ist.

Die aktuelle Krise zwingt Arbeitgeber und Arbeitnehmer, sehr kurzfristig individuelle Arbeitszeitlösungen zu finden...

Ja, das ist richtig. Denn der wirtschaftliche Einsatz der Arbeitszeit kann durch verschiedene Flexibilisierungsinstrumente wirksam gestützt werden. Hier kommen die Vorschläge zum Tragen, die aktuell von Behörden empfohlen werden: Individueller Umgang mit Arbeits- und Urlaubszeiten in Absprache mit dem Arbeitnehmer.

Eine professionelle Software für Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung ist in dieser Situation eine große Hilfe. Dort sind aufgelaufene Zeitguthaben, Resturlaube, Überstunden und Zuschläge transparent dokumentiert und bilden die Basis für eine optimierte, effiziente Planung und Steuerung der Mitarbeiter.

Sind keine positiven Salden bzw. Überzeiten vorhanden, lassen sich negative Zeitkonten aufbauen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder abbauen. Das gibt in jedem Fall schon einmal Extra-Flexibilität. Ebenso möglich ist die Vereinbarung einer temporären Teilzeit oder von Kurzarbeit. Um die aktuelle Krisensituation zu überleben, ist es entscheidend, dass Unternehmen und Arbeitnehmer gleichermaßen zur Flexibilität bereit sind. Dabei ist digitales Workforce Management eine wichtige Unterstützung.  

Was passiert, wenn trotz aller Vorsichtsmaßnahmen ein Corona-Fall im Unternehmen auftritt?

Auch in diesem Fall können wir ein klein wenig helfen, indem wir ein effizientes und sicheres Handling der Situation sicherstellen. So können Quarantäne oder Infektion je Mitarbeiter einfach und jederzeit nachvollziehbar dokumentiert werden.

Es sieht so aus, als ob Workforce Management in vielen Branchen gerade jetzt an Bedeutung gewinnt...

Ja, in der Tat haben wir in dieser Ausnahmesituation die Chance, unseren Kunden dabei zu helfen, den operativen Geschäftsbetrieb so reibungslos wie möglich aufrecht zu erhalten. Viele unserer Kunden agieren im Gesundheitswesen, im Öffentlichen Dienst, im Einzelhandel oder in der Logistik.

All das sind Branchen, bei denen uns aktuell die gesellschaftliche Bedeutung vor Augen geführt wird. Das treibt uns an und macht unser Wirken bedeutungsvoller und relevanter.