01.07.2020

Vier Tipps, die Unternehmen beim Hochfahren nach der Krise unterstützen

Man könnte sagen: nach der Krise ist noch immer in der Krise. Denn stellte der Lockdown viele Unternehmen vor große Herausforderungen, so tut dies das langsame Hochfahren der Wirtschaft und die Rückkehr zum neuen Normalbetrieb in vergleichbarem Maße. Notwendige Schutzmaßnahmen und Kontaktbeschränkungen, aber auch große Volatilität und personelle Engpässe müssen abgefedert werden.

Wir geben Ihnen einen Einblick, welche Maßnahmen im Bereich der Arbeitszeitgestaltung dazu beitragen, wirtschaftlich und körperlich gesund durch die aktuelle Ausnahmesituation zu kommen. Diese Hürden müssen gemeistert werden.

Bitte Abstand halten!

Der geforderte Abstand der Mitarbeiter lässt sich, sofern es die Umstände zulassen, einfach und schnell durch Home Office Lösungen oder Remote Working erzielen. Doch was ist mit den Branchen, in denen dies nicht zu realisieren ist, wie in der Logistik oder der Produktion? Gerade dort kommt es jetzt darauf an, dass Mitarbeitergruppen zeitlich und/oder örtlich voneinander getrennt im Schichtdienst arbeiten. Genauso wichtig ist es, Fachkräfte mit kritischen Qualifikationen getrennt einzuteilen.

Das Risiko, dass spezialisierte Mitarbeiter sich gegenseitig anstecken und im schlimmsten Fall ausfallen, verringert sich. Eine optimierte Pausenplanung sorgt zudem dafür, dass Sozialräume und Toiletten unter Einhaltung gebotener Abstandsregeln leichter nutzbar bleiben oder Schichten entkoppelt werden. Und was für die Gesellschaft gilt, gilt auch für Arbeitsbereiche: Risikogruppen müssen weiterhin separat geplant und, wo möglich, von anderen Mitarbeitern ferngehalten werden.

Personalengpässe kurzfristig ausgleichen

Die Schichtplanung für den Schutz der Mitarbeiter zu optimieren ist unbestritten eine der wichtigsten Maßnahmen. Was aber tun, wenn aufgrund von Kurzarbeit, Kinderbetreuung oder Krankheit nur ein Teil der Belegschaft verfügbar ist? Dann müssen Unternehmen in der Lage sein, auf kurzfristige Personalengpässe flexibel zu reagieren. Für ein effizientes Ausfallmanagement sollten die Verfügbarkeiten aller Mitarbeiter inklusive ihrer Qualifikationen zentral in einer Software gespeichert sein. So lassen sich Fachkräfte einfacher direkt auf Arbeitsplätze bzw. Schichten planen.

Die Arbeitszeitkonten werden dabei ebenfalls berücksichtigt. Es werden also nur diejenigen Mitarbeiter als verfügbar angezeigt, die zum gewünschten Zeitpunkt auch tatsächlich arbeiten können und nicht bereits zu viele Überstunden angehäuft haben. Stehen Zeit- und Urlaubssalden und auch Mitarbeiterwünsche den Teamleitern transparent für die Einsatzplanung zur Verfügung, lassen sich Schichten auch kurzfristig so planen, dass sie sowohl den Personalbedarf als auch die Anforderungen der Belegschaft bestmöglich abbilden.

Schichtplanung an den Bedarf anpassen

Eine Software für Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung ist ein professionelles Flexibilisierungsinstrument. Aufgelaufene Zeitguthaben, Resturlaube, Überstunden und Zuschläge sind dort transparent dokumentiert und bilden die Basis für eine optimierte Planung und Steuerung der Mitarbeiter. So lassen sich für noch mehr Flexibilität auch negative Zeitkonten einfach aufbauen, die dann in Hochzeiten wieder ausgeglichen werden. Ebenso möglich ist die vertragliche Vereinbarung von Teilzeit- oder Kurzarbeit. Um die aktuelle Situation bestmöglich zu überstehen, müssen Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen zur Flexibilität bereit sind. Digitales Workforce Management unterstützt dabei, diese Herausforderung in die Praxis umzusetzen.

Kurzarbeit effizient managen

Millionen von Arbeitnehmern befinden sich aufgrund der Corona-Pandemie noch immer in Kurzarbeit. Ein digitales Arbeitszeitmanagement ist in dieser besonderen Maßnahme eine immense Hilfe. Es definiert einfach und schnell gekürzte Arbeitszeiten und bestimmt die Differenz zur vertraglichen Sollzeit. Konkret bedeutet das: Nach dem Erfassen der geleisteten Stunden gleicht die Software das Arbeitszeitkonto automatisch aus. Gekürzte und geleistete Arbeitszeit sind dabei jederzeit auf Knopfdruck in Reports sichtbar. Relevante Lohnarten generiert das System automatisch und übergibt sie an das Lohn- und Gehaltssystem. Das schafft hohe Transparenz rund um das Thema Kurzarbeit.