23.11.2020

Vier Gründe für mobile Zeiterfassung

Der Hype um die mobile Zeiterfassung erfasst in Krisenzeiten wie diesen nahezu alle Branchen. Nicht nur diejenigen, deren Teams sowieso auf Baustellen, in der Objektüberwachung oder im Facility Management unterwegs sind. Die Nachfrage kommt auch aus Branchen, die ihre Mitarbeiter wegen des Gesundheitsschutzes ins Homeoffice senden müssen. Wir beleuchten hier die Frage, warum mobiles Workforce Management per Smartphone oder Tablet die Post-Corona-Arbeitswelt ideal unterstützt.

Zeit Sparen durch mobiles Workforce Management

Die mobile Zeiterfassung per Workforce Management App ist nicht nur ein Zeitgewinn für die Mitarbeiter, sondern vor allem auch für HR und das Management. Vorausgesetzt natürlich die App ist für alle Anwendergruppen, auch die digital nicht affinen, ohne Erklärung leicht und korrekt nutzbar. Mobile Bautrupps, beispielsweise im Straßen-, Hoch- oder Tiefbau, können über ein einziges Smartphone oder Tablet die Arbeitszeiten eines ganzen Teams mit einem Knopfdruck buchen und auf Kostenstellen oder Bauprojekte kontieren. Genauso bequem funktionieren Zeitkorrekturen, die Mitarbeiter entweder selbst oder eben durch ihre Vorgesetzten im Kollektiv absetzen können.

Praxisbeispiel "Mobile City"

Für viel Effizienz und Begeisterung sorgt das mobile Workforce Management bei der Stadt Würzburg. Bei rund 250 Mitarbeitern mit wechselndem Einsatzort wie beim Bauhof oder der Stadt­reinigung sind Zeiterfassung, Gruppenbuchungen und unter­tägige Kontierungen via Smartphone inzwischen tägliche Praxis. Ein weiterer positiver Nebeneffekt: Die unkomplizierte mobile App hat der Stadt in der Anfangsphase der Flüchtlingskrise in den Notbüros gute Dienste geleistet. Mehr erfahren

Den Überblick behalten

Neben der zeitlichen Effizienz, ist die Kontrolle über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter ein gutes Argument – vor allem in Zeiten von Home Office und Remote Working. Bauunternehmer können zum Beispiel sehen, wie viele Zeiten bereits in ein Projekt geflossen sind und wo die Kalkulation von der Realität abweicht. Egal ob Außendienst, Büroarbeit oder ein einziges Objekt: Bauleiter und Facility Manager haben die Anfangs-, End- und Pausenzeiten ihrer Angestellten jederzeit im Blick. Überstunden stehen ebenfalls in Echtzeit übersichtlich pro Tag, Woche, Monat und Jahr im Konto. Die Beantragung von Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit erfolgen ebenfalls mobil per App und sind für Bau- oder Objektleiter jederzeit in Echtzeit sichtbar.

Praxisbeispiel "Service ohne Kompromisse"

Der erfolgreiche Fullservice-Gebäudedienstleister TEREG beispielsweise managt die Arbeitszeiten aller rund 1.700 Mitarbeiter digital. Die Zeiterfassung erfolgt nicht auf Stundenzetteln, sondern je nach Situation per Telefon, am PC oder unterwegs via Smartphone. Die Mitarbeiter können über intuitive Self Services jederzeit ihr Zeitkonto einsehen, Abwesenheiten beantragen oder Zeitkorrekturen vornehmen. Auch die Buchung der Arbeitszeiten auf einzelne Objekte ist problemlos möglich. Eine Schnittstelle überträgt die bewerteten Arbeitszeiten automatisch an die SAP Payroll.

Flexibel reagieren

Eine digital gestützte Zeiterfassung und -wirtschaft schafft zwar Unabhängigkeit vom Arbeitsort, aber noch längst nicht die gewünschte Flexibilität bei der Disposition der Arbeitszeit. Dafür ist eine Software für Personaleinsatzplanung erforderlich, die im besten Fall die Daten aus dem Zeitwirtschaftssystem und die Arbeitszeitwünsche der mobilen Teams berücksichtigt. Ein auf definierten Regeln basierender Planvorschlag – der Automatische Dienstplan – bezieht An- und Abwesenheiten, Arbeitszeitkonten, individuelle Arbeitszeitmodelle, Pausen und auch die Arbeitszeitwünsche der Mitarbeiter automatisch ein.

Und er achtet auf die Einhaltung von Gesetzen, Tarifen und betrieblichen Regularien. Per Self Services oder mobile App können zur Verfügung stehende Arbeitszeit- oder Schichtangebote bereits im Vorfeld der Planung per Mausklick ausgewählt werden. Sind Mitarbeiter kurzfristig verhindert, können sie die „Schichttauschbörse“ – auch vom heimischen Sofa aus – nutzen.

Der Clou: Die Software lässt Wünsche und Tauschangebote nur dann zu, wenn alle definierten Regeln erfüllt sind, zum Beispiel eine Mindest- bzw. Höchstarbeitszeit, eine Qualifikation oder die Einhaltung von Ruhezeiten.

Mitarbeiter motivieren

Gen Z gilt als die erste Generation der Digital Natives und auch Gen Y setzt inzwischen in allen Lebensbereichen auf Smartphone, Tablet & Co. Ansprüche, die junge Arbeitnehmer an ihr Privatleben stellen, bringen sie auch in ihr Arbeitsleben ein. Die Enttäuschung ist daher groß, wenn zwar die Reise in Minutenschnelle übers Internet gebucht wird, der Urlaubsantrag dafür aber Tage in der Hauspost unterwegs ist.

Ein Urlaubsantrag per App oder Self Services reduziert diese Reaktionszeit um ein Vielfaches. Vorgesetzte erhalten den Antrag sofort per E-Mail, die Genehmigung ist in Minutenschnelle möglich. Das Ganze ohne lästigen Papierkram und Formulare. Der Antragsteller hat in seinem Dashboard jederzeit in Echtzeit den Einblick in aktuelle Zeit- und Urlaubssalden sowie bereits geplante oder beantragte Urlaube. So entsteht nicht nur Transparenz beim Vorgesetzten, sondern auch Zufriedenheit beim Mitarbeiter. 

Praxisbeispiel "Expansion begleiten"

Die breit diversifizierte Zech Group SE führt für rund 7.000 Mitarbeiter eine Workforce Management Software ein. Mit der ATOSS Staff Efficiency Suite lassen sich alle Anforderungen der expandierenden Gruppe an Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung im Standard erfüllen. Vorgesetzte und Mitarbeiter profitieren von den Self Services, zum Beispiel für Antragswesen, Zeiterfassung und -buchung oder Zeitkorrekturen. Die Teams auf den Baustellen nutzen dafür die mobile App inklusive der Buchung auf Kostenstellen. Das Management freut sich über mehr Transparenz rund um die Arbeitszeit und aussagekräftige Analysen.