14.05.2020

Urteil des EuGH zur Arbeitszeit: Sechs Gründe, warum Zeiterfassung nicht genug ist

Der Europäische Gerichtshof hat entschieden. Alle Mitgliedstaaten sollen in Zukunft die Arbeitgeber verpflichten, die geleistete Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Und das branchenübergreifend und für Unternehmen aller Größen. Ein einschneidender Tag für Unternehmen, die bald in die Pflicht genommen werden.

Der Aufschrei, das Urteil des EuGH sei ein Rückschritt und die antiquierte Stempel- oder Stechuhr passe nicht ins 21. Jahrhundert, hat nicht lange auf sich warten lassen. Und tatsächlich, ein wenig Wahrheit steckt in dieser Aussage. Denn einfach ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen, ohne Unternehmensprozesse unter die Lupe zu nehmen, wäre tatsächlich ein Tropfen auf dem heißen Stein und auch ein Rückschritt.

Eine schlichte Zeiterfassung ist in unserer modernen Arbeitswelt, in der der Ruf nach Flexibilität auf Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite immer größer wird, nicht genug. Stattdessen sollten Unternehmen als Reaktion auf das EuGH Urteil auf ein modernes, digitales Workforce Management System inklusive Arbeitszeiterfassung setzen, das die Vorgaben, die aus dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes resultieren werden, abbilden kann. Warum? Hier kommen sechs Gründe, warum eine reine Erfassung der Arbeitszeit, ob manuell oder einem System, als Einzellösung nicht ausreicht oder zu klein gedacht ist.

Vereinfachung von Prozessen

Ein automatisiertes Arbeitszeit- und Abwesenheitsmanagement sorgt bei Mitarbeitern, Vorgesetzten und der Personalabteilung für Zeitersparnis und schafft gleichzeitig mehr Transparenz. Denn alle relevanten Informationen sind auf einen Blick verfügbar, Auswertungen rund um die Arbeitszeit erfolgen ganz einfach auf Knopfdruck. Statt Zeiten und Überstunden auf Stundenzetteln zu erfassen, werden diese digital über Stempeluhr, Telefon, PC oder andere Medien im System hinterlegt und sind jederzeit individuell einsehbar. So haben Arbeitnehmer einen schnellen und einfachen Überblick über aktuelle Saldenstände, Urlaubskonten oder geleistete Überstunden. Ein weiteres Plus: Die Personalabteilung wird von Routinetätigkeiten entlastet.

Landschaften statt Inseln

Führen Sie lediglich eine Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen ein, können Sie zwar die kommenden Regelungen rund um die Arbeitszeit einhalten, wie sie vom EuGH gefordert werden. Doch Sie werden schnell merken, dass es nicht bei der reinen Zeiterfassung bleibt. Denn schließlich müssen die Arbeitszeiten, inklusive Überstunden, der Mitarbeiter nach individuellen Parametern verarbeitet werden.

Die erfassten Zeiten müssen also wiederum von der Personalabteilung manuell bearbeitet und im Anschluss an das Lohn- und Gehaltssystem übergeben werden. Geschieht dies in einzelnen Datensilos mit manueller Bearbeitung, hat das nicht nur einen erhöhten Aufwand zur Folge, sondern auch eine hohe Fehleranfälligkeit. Mit einem digitalen Workforce Management werden alle erfassten Arbeitszeiten automatisch verarbeitet und an das Lohn- und Gehaltssystem übermittelt.

Mehr Flexibilität trotz Zeiterfassung ung EUGH Urteil

Selbst wenn Sie ortsunabhängige Arbeitnehmer oder Regelungen für Home-Office haben, ist eine Zeiterfassung, wie sie der EuGH fordert, kein Problem für Sie und vor allem kein Problem für Flexibilität. Manuelle Lösungen zur Arbeitszeiterfassung kommen da schnell an ihre Grenzen. Über Self Services oder Mitarbeiterportale ist die schnelle und einfache Zeiterfassung kein Problem. Mitarbeiter können sich von überall aus ein- und ausstempeln und haben auch von unterwegs immer Einblick in ihre zeitwirtschaftlichen Daten, wie beispielsweise die tägliche Arbeitszeit, Überstunden oder den Urlaubsstand.

Zufriedenere Mitarbeiter

Durch die Automatisierung von Prozessen und mehr Transparenz rund um die Arbeitszeit steigt die Mitarbeiterzufriedenheit. Und das hat gute Gründe. Zum einen erhalten Mitarbeiter mehr Eigenverantwortung, denn sie werden in die Personalprozesse eingebunden und können Einfluss auf die Arbeitszeitgestaltung nehmen. Mit manuellen Prozessen ist dies schwer umzusetzen.

Wird die Belegschaft zudem in die Planungsprozesse integriert, beispielsweise durch Schichtwünsche oder Tauschbörsen, führt das zu einer besseren Work-Life-Balance. Mitarbeiter werden produktiver und motivierter, die Loyalität gegenüber dem Unternehmen wächst ganz automatisch.

Eine Investition in die Zukunft

Die konsequente Erhebung und Auswertung von Personalinformationen gestaltet sich in vielen Unternehmen schwierig. Analysen und Reports müssen ohne Systemunterstützung erstellt und die Daten oft mit hohem Aufwand manuell erhoben werden. Mit digitalem Workforce Management lassen sich Auswertungen zu Zeitkonten, Abwesenheiten, Fehlgründen, Umsätzen pro Mitarbeiter, Produktivität spezifischer Einheiten oder Kostenstellen schnell und einfach auf Knopfdruck generieren. Es entsteht die nötige Transparenz für Managemententscheidungen.

Immer Gesetzeskonform

Sind Personalprozesse nicht automatisiert, können rechtliche Probleme hinsichtlich des Datenschutzes auftreten. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sieht strikte Dokumentations- und Nachweispflichten, strenge Meldevorschriften und Bußgelder bei Verstößen vor. Dies stellt Unternehmen vor große Herausforderungen und bedeutet einen hohen Bearbeitungsaufwand.

Eine professionelle Lösung für Workforce Management verwaltet die Mitarbeiterdaten sicher und gesetzeskonform und warnt bei etwaigen Verstößen gegen Gesetze, Tarife und unternehmensspezifische Regularien. So können Arbeitszeitverstöße gar nicht erst entstehen. Und erforderliche Dokumentationen werden ganz einfach per Mausklick erstellt.

Das Fazit: Digitales Workforce Management geht weit über eine reine Zeiterfassung hinaus. Es schafft agile Organisationen und Prozesse. Es hebt Potentiale entlang der gesamten Wertschöpfungskette und macht Mitarbeiter zufriedener und produktiver. Aufwände werden dort reduziert, wo es sinnvoll ist. Das schafft Raum für wertschöpfende Tätigkeiten. Kurzum: Die Entscheidung für digitales Workforce Management ist eine Entscheidung für die Zukunft